ระบบ Lean มุ่งหมายที่จะปรับปรุงการทำงานอย่างต่อเนื่อง โดยใช้หลักการที่เรียกว่า "การสร้างคุณค่า" (Value Creation) ซึ่งหมายถึงการให้ความสำคัญกับสิ่งที่ลูกค้าต้องการจริงๆ และกำจัดกระบวนการที่ไม่จำเป็นที่อาจสร้างความสูญเปล่าในทุกขั้นตอนของการผลิต

ระบบ Lean มุ่งเน้นการกำจัดสิ่งที่เรียกว่า “ความสูญเปล่า” หรือ "Muda" ซึ่งมี 7 ประเภทหลักที่มักพบในองค์กร:

การผลิตสินค้ามากเกินไปก่อนที่จะมีการสั่งซื้อจากลูกค้า ซึ่งอาจนำไปสู่การกักเก็บสินค้าและค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น

เวลาที่ไม่เกิดประโยชน์ เช่น เวลาที่เครื่องจักรหยุดทำงานหรือเวลาที่พนักงานรอคอยวัสดุ

การขนส่งหรือเคลื่อนย้ายสินค้าระหว่างขั้นตอนต่างๆ ในกระบวนการผลิต ที่ไม่มีการเพิ่มคุณค่าให้กับผลิตภัณฑ์

การทำงานที่ซับซ้อนเกินไปหรือการใช้เครื่องมือที่ไม่เหมาะสม ซึ่งส่งผลให้เกิดต้นทุนสูงเกินความจำเป็น

การกักเก็บวัสดุหรือสินค้าเกินความจำเป็นที่อาจทำให้เกิดการใช้พื้นที่และเงินทุนโดยเปล่าประโยชน์

การเคลื่อนไหวของพนักงานที่ไม่จำเป็นหรือไม่เป็นประโยชน์ต่อการผลิต เช่น การเคลื่อนไหวร่างกายมากเกินไป

การผลิตสินค้าที่มีข้อบกพร่องหรือคุณภาพไม่ตรงตามที่กำหนด ทำให้ต้องมีการแก้ไขหรือทำซ้ำ

ระบบ Lean เริ่มต้นจากการทำความเข้าใจว่าลูกค้าต้องการอะไร ซึ่งเรียกว่า “คุณค่า” และจะมุ่งเน้นการสร้างคุณค่าที่ตรงกับความต้องการนั้นๆ เท่านั้น

การวิเคราะห์และมองหากระบวนการต่างๆ ในการผลิตและการส่งมอบสินค้าเพื่อระบุถึงความสูญเปล่าที่สามารถกำจัดได้

เมื่อระบุถึงกระบวนการที่ไม่ก่อให้เกิดคุณค่าแล้ว ก็มุ่งเน้นการสร้างกระแสการทำงานที่ไม่ติดขัด ลดการหยุดชะงักในกระบวนการผลิต

Lean เน้นการผลิตสินค้าตามความต้องการของลูกค้า (Pull System) แทนการผลิตล่วงหน้า (Push System) เพื่อลดการสะสมของสินค้าคงคลัง

หรือที่เรียกว่า "Kaizen" เป็นการปรับปรุงกระบวนการทำงานอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

การใช้ระบบ Lean นั้นช่วยให้เกิดประโยชน์สูงสุดในหลายด้าน ดังนี้:

ระบบ Lean ช่วยลดความสูญเปล่าในกระบวนการผลิต ทำให้ต้นทุนการผลิตลดลง การลดการใช้วัสดุที่เกินความจำเป็นและการลดเวลาที่ไม่เกิดประโยชน์จะส่งผลให้กำไรสูงขึ้น

ระบบ Lean ช่วยให้กระบวนการผลิตดำเนินไปอย่างราบรื่นและเป็นไปตามลำดับขั้นตอนที่เหมาะสม ทำให้การผลิตเร็วขึ้นและลดการเสียเวลาในกระบวนการต่างๆ

การใช้ระบบ Lean ช่วยลดความผิดพลาดและสินค้าที่ไม่ตรงตามข้อกำหนด ซึ่งส่งผลให้สินค้ามีคุณภาพสูงขึ้น ลูกค้าได้รับสินค้าที่ตรงตามความต้องการมากยิ่งขึ้น

ด้วยการใช้ระบบ Pull ลูกค้าจะได้รับสินค้าที่ตรงตามความต้องการในเวลาที่กำหนดได้เร็วขึ้น การลดเวลาการรอคอยของสินค้าในคลังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการจัดส่งสินค้าได้อย่างรวดเร็ว

การลดการเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็นและการออกแบบกระบวนการทำงานที่เรียบง่ายช่วยลดโอกาสในการเกิดอุบัติเหตุในที่ทำงาน

การใช้ระบบ Lean ไม่สามารถทำได้เพียงแค่บางฝ่ายในองค์กร แต่ต้องได้รับความร่วมมือจากทุกภาคส่วน ตั้งแต่ผู้บริหารจนถึงพนักงานในสายการผลิต

ต้องมีการทำแผนที่กระบวนการผลิต (Value Stream Mapping) เพื่อหาจุดที่มีความสูญเปล่าและระบุถึงขั้นตอนที่ไม่จำเป็นในการทำงาน

การปรับระบบการผลิตตามแนวคิดของ Lean จากการผลิตล่วงหน้า (Push) มาเป็นการผลิตตามความต้องการ (Pull) เพื่อลดการกักเก็บสินค้าและลดต้นทุนการจัดเก็บ

ระบบ Lean เน้นการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นการปรับกระบวนการผลิตจะไม่หยุดอยู่แค่ในขั้นตอนเดียว แต่จะมีการปรับเปลี่ยนเพื่อลดความสูญเปล่าและเพิ่มคุณค่าอย่างต่อเนื่อง

Lean มีเครื่องมือที่หลากหลาย เช่น 5S, Kaizen, Kanban, และการวิเคราะห์กระบวนการด้วย PDCA (Plan-Do-Check-Act) ซึ่งช่วยในการปรับปรุงกระบวนการผลิต

การใช้ระบบ Lean จะเกิดประโยชน์สูงสุดเมื่อมีการปรับให้เหมาะสมกับลักษณะขององค์กรนั้นๆ เช่น ในโรงงานอุตสาหกรรมที่ต้องผลิตสินค้าจำนวนมากและต้องการลดต้นทุน การใช้ Lean เพื่อกำจัดความสูญเปล่าในทุกขั้นตอนของการผลิตจะช่วยเพิ่มกำไรอย่างมาก ส่วนในธุรกิจบริการ Lean สามารถนำมาใช้ในการปรับปรุงการให้บริการเพื่อลดเวลาในการรอคอยของลูกค้าและเพิ่มประสิทธิภาพในการตอบสนองความต้องการของลูกค้า

สำหรับองค์กรที่ต้องการใช้ Lean ให้ได้ประโยชน์สูงสุด ควรพิจารณาทั้งระบบงานและวัฒนธรรมองค์กรด้วย เพื่อให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจและมีส่วนร่วมในการใช้ Lean อย่างเต็มที่

ระบบ Lean เป็นแนวคิดการปรับปรุงการผลิตที่เน้นการลดความสูญเปล่าและเพิ่มคุณค่าให้กับกระบวนการทำงาน ซึ่งสามารถนำมาใช้ในหลากหลายองค์กรไม่ว่าจะเป็นภาคการผลิตหรือบริการ ด้วยการใช้ Lean จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน เพิ่มคุณภาพของผลิตภัณฑ์และบริการ และยังส่งผลให้มีการปรับปรุงการทำงานอย่างต่อเนื่องเพื่อความยั่งยืนในอนาคต

การนำ Lean มาใช้งานจะต้องอาศัยความร่วมมือจากทุกภาคส่วนขององค์กร มีการปรับแนวคิดการทำงานและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด